Open space vs. uzavřené kanceláře

Za předchůdce open space (česky „otevřený prostor“) je považována účtárna v automobilce Ford, která vznikla někdy kolem roku 1900. Zakladatel pásové výroby zkrátka převedl tento způsob práce i do kanceláře. Společné otevřené prostory ze začátku přinesly zvýšení efektivity a plynulosti práce, později však také novou diagnózu nemoci z povolání tzv. „syndrom open space“.

V našich krajích vznikly první kanceláře tohoto typu ve 20. letech. V Baťově mrakodrapu byla, kromě pojízdné “výtahové” pracovny, také první open space kancelář.

Jde o otevřený prostor bez příček, kde pracuje větší množství lidí a jejich pracovní místa jsou oddělená zpravidla jen malou zástěnou či paravánem. Otevřenost prostoru může sice zlepšit komunikaci a spolupráci mezi jednotlivými pracovníky, ale může také snížit koncentraci a produktivitu.

Trend open space kanceláří k nám přišel ze západního světa koncem devadesátých let. Dodnes jej některé velké firmy upřednostňují. Jiné společnosti už od něj ustupují nebo jej nezavedly vůbec, protože nevěří, že v open space kancelářích lidé pracují stejně efektivně, jako když mají klid a soukromí na práci. Je tedy pro práci vhodnější open space, či samota?

Rozmístění kancelářských míst v open space kanceláři má výhody i nevýhody jak pro majitele a manažery firmy, tak i pro samotné zaměstnance.

Výhody pro zaměstnance

Méně zdí nebo jiných fyzických překážek v otevřených kancelářských prostorách usnadňuje zaměstnancům vzájemnou pravidelnou interakci. Neustálý kontakt vytváří nejen pocit vzájemného přátelství, ale také zvyšuje tok informací a týmovou spolupráci. Interakce v otevřeném kancelářském prostoru jsou obecně častější a méně formální.

Výhody pro vedení

Zvýšená spolupráce, díky otevřenému pracovnímu prostoru, může vést i k podnikové inovaci a pokroku. Open space uspořádání snižuje náklady spojené s výstavbou, energiemi i kancelářskými zařízeními. Otevřený prostor také poskytuje větší flexibilitu pro přizpůsobení měnícím se potřebám zaměstnanců.

Nevýhody pro zaměstnance

Vysoká míra každodenní interakce může vést k hluku a rozptylování, kvůli němuž se mohou zaměstnanci špatně soustředit na svou práci. Produktivita práce tak může klesnout. Dalším možným problémem je nedostatek soukromí, kdy na naše počítačové obrazovky snadno vidí lidé, kteří jdou kolem, a naše telefonní hovory zpravidla slyší i ostatní. Závažným problémem je také častější nemocnost zaměstnanců, která je tím vyšší, čím více pracovníků sdílí jednu společnou kancelář.

Nevýhody pro vedení

Většina faktorů, které jsou pro zaměstnance nevýhodné, jsou i pro firmu jako celek nevýhodné. Možnost klesající produktivity kvůli nesoustředěnosti, častější absence kvůli nemocím, nedostatek soukromí, to jsou jen některé z nejčastěji zmiňovaných nevýhod open space kanceláře.

Některé firmy dělají kompromis v tom, že jeden velký open space rozdělí na několik menších včetně vybudování klidových a odpočinkových zón. Moderní open space by měl být dle designérů především variabilní a s uvolněnou atmosférou.

Doby, kdy otevřené kanceláře byly hitem nejen v zahraničí, ale i v České republice, pomalu odeznívají. Přichází trochu jiné trendy moderních kanceláří, přesto celá řada firem, tento koncept uspořádání pracoviště stále upřednostňuje.

Vybavení open space kanceláře

Pokud i Vy tedy plánujete vytvoření nového open space či rekonstrukci stávajícího, bude dobré, když se přidržíte těchto doporučení:

Velkou pozornost při nákupu vybavení věnujte tlumení hluku a také zachování soukromí. Je potřeba důkladně promyslet i rozvržení pracovních míst a přístup k odpočinkovým zónám.

Snižte úroveň hluku pomocí akustických panelů. Ty ji dokáží částečně pohlcovat, a navíc mohou působit i jako zajímavé designové doplňky. Pomůže také, když kancelář vybavíte koberci a závěsy. Akustickou pohodu lze zvýšit i zaplněním volných ploch dalším kancelářským nábytkem, jako jsou skříně a skříňky.

Stoly v open space kanceláři je důležité rozmístit tak, aby zaměstnanci, kteří spolu nejvíce pracují, seděli blízko u sebe. Do velkého otevřeného prostoru doporučujeme subtilnější stoly např. z řady HOBIS UNI a vzdušné síťované židle.

Mezi pracovními stoly zvažte použití akustických paravánů či přepážek, které kromě snížení hluku zajistí také více soukromí. Myslete i na místa pro telefonování. Ta jsou důležitá nejen proto, že se telefonující lépe soustředí na pracovní hovor, ale také proto, že ostatní zaměstnanci nejsou rušeni informacemi, které je nezajímají.

Zajistěte snadný přístup k odpočinkovým zónám či telefonním budkám, tedy malým místnostem ideálním pro telefonické či konferenční hovory. Celý den sedět u počítače zvládne jen málokdo, proto je vhodné zřídit také odpočinkovou zónu. Ta může být součástí open space, ale můžete jí vyhradit i jinou samostatnou místnost. Do těchto prostor se hodí pohodlné pohovky, křesla a další nábytek, který poskytne příjemný odpočinek od kancelářské židle.

Při zařizování open space prostoru se soustřeďte především na přání a potřeby zaměstnanců. Právě na jejich produktivitu i náladu bude mít vybavení kanceláře největší vliv.

Uzavřené kanceláře nebo raději open space?

Pracovní prostředí v dnešní době tvoří různé typy kanceláří od uzavřených přes otevřené až po jejich kombinaci.

Volba mezi uzavřenými a otevřenými kancelářemi závisí na odvětví firmy, náplni práce jednotlivých oddělení i konkrétních úkolech zaměstnanců. Obliba open space kanceláří je patrná nejčastěji u zahraničních firem. Typické jsou zejména pro určitá pracoviště, jako jsou například účtárny, call centra, IT podpora. Opakem těchto otevřených kanceláří jsou kanceláře klasické (uzavřené kanceláře), ve kterých jsou umístěny zpravidla jedna až tři osoby. Tyto klasické kanceláře jsou stále typické pro profese jako například advokát, právník, účetní poradce apod.

Obecně lze říci, že nadšení panující v 90. letech z technologické novinky už do značné míry opadlo a v posledních letech se od open space ustupuje. Souvisí to i s rozmachem nového trendu, totiž flexibilních pracovních dob, home office a tedy jakési proměnlivosti pracovního režimu, jenž je pro mladší generaci obvykle zásadní. Mladí lidé si váží svého času a osobního prostoru a chtějí si individuálně přizpůsobit podmínky práce, a to i za cenu nižších příjmů.

Pokud si nejste jisti, jak vaši kancelář navrhnout a vybavit, můžete využít služby naší firmy K + V Interier. Vaše prostory si zaměříme, po konzultaci s Vámi doporučíme nejvhodnější vybavení a zpracujeme 3D vizualizaci zdarma.
Kontaktovat nás můžete na telefonním čísle 608 333 688, nebo emailu sk@kvi.cz. Můžete také zajít do naší prodejny K + V Interier v Českých Budějovicích, kde Vám rádi osobně poradíme.